Перед отправлением негабаритных грузов существует специальный порядок их приема. Организация, которая занимается проектированием изделий новой конструкции с негабаритными размерами, либо грузоотправитель, в обязательном порядке должны еще до изготовления согласовать дальнейший способ их перевозки с Главным управлением движения «РЖД». Так, если есть возможность перевезти груз, грузоотправитель должен предоставить все необходимые чертежи размещения, а также крепления груза со всеми расчетами в службу движения дороги погрузки. И уже далее данная служба рассматривает и согласовывает их с другими службами. 
В свою очередь, отправитель производит погрузку негабаритного груза в полном и точном соответствии с имеющимися согласованными чертежами груза. А также, после погрузки и крепления, на полу вагона он наносят контрольные полосы и специальные надписи на грузе при помощи несмываемой краски, онегабаритности груза. 
Затем, производится проверка соответствия крепления и размещения негабаритных грузов по согласованным чертежам комиссией, в составе которой могут быть ревизоры и начальники станций, в зависимости от того, на станциях внеклассных, 1 и 2 классов, либо всех остальных станциях производится проверка. 
На негабаритные грузы всех степеней лишь после получения разрешения управления дороги погрузки на пропуск и отправления грузов до станции назначения, либо Главного управления движения возможно полное оформление необходимых перевозочных документов, особенно на международные транспортные перевозки.
В след за локомотивом, либо отдельно от него одной порожней платформой, ставится в поезд вагон с контрольной рамой. Железнодорожные перевозки по станциям имеею свой порядок пропуска поездов, что перевозят негабаритные грузы, устанавливается технично-распорядительным актом. А для своевременной подготовки к безопасному пропуску и приему негабаритных грузов, поездной диспетчер предупреждает о следовании поезда, который имеет в составе негабаритные грузы, приказом всех дежурных по станциям участка.